転記・帳票作成をAIで減らす方法｜同じ情報の入力を1回にする進め方

FAXで届いた注文書を見ながら、受注のシステムに品番と数量を入力する。同じ品番と数量を、出荷の一覧にも、請求書にも、もう一度入れる。1回ずつは短い作業でも、件数が増えるほど時間がかかり、入力の間違いを探す手間も増えていきます。

この注文、出荷の一覧にはもう入れたっけ…

請求書の数量が、注文書と合っていません

同じ情報を何度も入力していると、入れ忘れや入力の間違いが起きやすくなります。

転記（ある書類やシステムの内容を、別の書類やシステムに書き写すこと）は、どの会社にもある作業です。ただ、1件の仕事の中で何回書き写しているかまでは、見落とされがちです。この記事では、同じ情報を何度も入力している工程の見つけ方と、転記や帳票づくりをAIとプログラムで減らす進め方を説明します。

この記事のポイント

1件の仕事を最初から最後まで追い、同じ項目を何回入力しているかを数えると、転記の多い工程が見つかる
仕事を読み取り・形をそろえる・システムや帳票に入れるの3段階に分け、文書の読み取りはAI、形の変換と入力はプログラム、確認と承認は人が受け持つ
人が入力するのは最初の1回だけにして、2回目からは同じデータをプログラムが使う。人は、読み取れなかった項目と合わない項目だけを確かめる

転記を減らすには、入力を1回にして残りをプログラムに任せる

転記や帳票作成をAIで減らすには、まず1件の仕事を追って、同じ項目を何回入力しているかを数えます。回数の多い項目と工程が、最初に手を付ける場所です。

そのうえで、仕事を「読み取り」「形をそろえる」「システムや帳票に入れる」の3段階に分け、AI・プログラム・人の受け持ちを決めます。情報を入れるのは最初の1回だけにして、2回目からは同じデータをプログラムが使います。人は、読み取れなかった項目や、ほかの記録と合わない項目だけを確かめます。

同じ情報を何度も入力している工程の見つけ方

転記の多い工程は、手順書を読んでも見つかりにくいものです。手順書に「受注を登録する」「出荷を手配する」とあっても、そのたびに同じ品番を入れ直していることまでは書かれていないからです。まずは、次のような様子がないかを確かめます。

転記が多い工程によくある様子

同じ品番や取引先名を、別の画面や表にもう一度入れている
紙・FAX・PDFで届いた書類を見ながら、システムに打ち込んでいる
帳票を作るとき、システムの画面を見ながら数字を書き写している
入力の間違いを見つけるために、2つの表を目で見比べている
変更が入ると、どこを直せばよいかを担当者だけが覚えている

当てはまる工程が見つかったら、実際の1件の仕事を、最初から最後まで追います。注文が届いてから請求書を出すまでに、どの項目を、どこに、何回入力したかを1つずつ書き出します。

項目	入力した場所	回数
取引先名	受注のシステム、出荷の一覧、請求書	3回
品番と数量	受注のシステム、生産の予定表、出荷の一覧、請求書	4回
納期	受注のシステム、生産の予定表、出荷の一覧	3回
届け先	出荷の一覧、送り状	2回

表は、数え方を説明するための例です。

特定の会社の仕事の流れではありません。

回数が2回以上の項目は、どれも転記です。回数の多い項目ほど、入力を1回にしたときに減る時間と間違いが大きくなります。1件あたりの回数に月の件数をかけると、ひと月に何回書き写しているかが分かります。

1件の仕事を部署ごとに書き出すと、情報がどこで止まっているかも見えてきます。当社のセミナー「製造業の『見えない製造ライン』をカイゼンする」でも、1件の仕事を部署ごとに書き出して、止まる場所を見つける進め方をお伝えしました。

部署をまたぐ仕事ほど、転記は増えます。多くの拠点を持つ会社の人事部門へのご提案では、入社手続きの書き写しを減らす仕組みを考えました。本社の人事は、同じ1人の入社を、基幹システムの発令の登録、入退社の一覧、社会保険の一覧にそれぞれ書き写していました。

この入社手続きの見直しは、人事業務のAI活用の記事で紹介しています。

読み取り・形をそろえる・入れるで受け持ちを分ける

転記の仕事は、次の3つの段階に分けられます。

読み取り：紙・FAX・PDF・メールから、必要な項目を読み取る
形をそろえる：読み取った項目を、システムが受け付ける決まった形にする
入れる：そろえたデータを、システムや帳票に入れる

転記の仕事の3段階（注文書の例）

届く書類

FAXや紙の注文書
PDFの注文書
注文が書かれたメール

読み取って、形をそろえるAIが品番・数量・納期を読み取り、プログラムが決まった形に変換する

出てくるもの

受注のシステムに入れるデータ
出荷の一覧や請求書などの帳票
読み取れなかった項目の一覧

段階ごとに、向いている受け持ちが違います。文書を読んで意味を取るのはAI、決まった形への変換と入力はプログラムが受け持ち、人は確かめて承認します。

段階	AI	プログラム	人
読み取り	紙・FAX・PDF・メールから項目を読み取る。読めない所を挙げる	決まったフォルダやメールの受信箱から書類を取り込む	読めない所を、元の書類で確かめる
形をそろえる	略して書かれた品名に、自社の品番の候補を当てる	日付・単位・コードを決まった形に変え、品番の一覧と照合する	品番の候補が合っているかを決める
入れる	（使わない）	同じデータから、システムと帳票に入れる	登録してよいかを承認する

決まった形への書き写しや照合は、毎回同じ答えが出るプログラムに任せます。AIは文書を読むのが得意な一方で、計算では誤りが出る場合があるからです。仕事を工程に分けて受け持ちを決める方法は、次の記事で詳しく説明しています。

詳しく解説した記事コラムAIエージェントに任せる工程の切り出し方｜入力・判断・出力・確認で業務を分けるAIエージェントに仕事を任せるときの、業務フローの分け方を説明します。1つの仕事を入力・判断・出力・確認の4つの工程に分…

読み取りでは、読めない所を推測で埋めない

紙やFAXで届く書類には、かすれや手書きの書き込みがあり、すべてを正しく読めるとは限りません。読み取りで大切なのは、読めなかった項目を推測で埋めずに、人に知らせることです。手書きの書き込みも、AIが解釈して消してしまわないよう、備考にそのまま残します。

注文書を取り込む専用画面（イメージ）

注文書の取り込み

入力するもの

FAXで届いた注文書（PDF）
取引先：継続して取引している会社

AIとプログラムが出すもの

品番・数量・納期を決まった形にした登録データ
読み取れなかった項目（2行目の数量）
品番の一覧にない品名と、品番の候補
手書きの書き込み（備考にそのまま残す）

住宅・不動産の会社へのご提案では、物件の図面を手で入力する作業に時間がかかり、営業の時間が減っていることが悩みでした。スマートフォンで撮った図面をAIが読み取り、本部の業務システムが受け付ける形にそろえる仕組みを考えました。登録の前には、必ず人が内容を確かめて直します。

図面から数字を読み取る仕事では、当社の構築実績があります。建設資材のレンタル会社では、全国の拠点で担当者が図面から手作業で数量を拾っていました。図面のスキャンからAIが数量を拾って見積の形まで出し、人は確認して承認するだけにしています。

建設資材のレンタル会社での構築例

月341時間削減見込み（2.1人分）図面のスキャンから数量を拾い、見積の形まで出す

約6ヶ月回収見込み導入費用を取り戻すまでの期間

入力は1回にして、2回目からは同じデータを使う

転記をなくすには、同じ情報を入れる場所を1か所に決めます。最初に入れたデータを正しいものとして扱い、ほかのシステムや帳票は、そのデータからプログラムが作ります。帳票とは、納品書や請求書のように、決まった様式で作る書類のことです。

1回入れた注文データから作るもの（説明例）

確定した注文データ

受注のシステム取引先・品番・数量・納期
生産の予定表品番・数量・納期
出荷の一覧届け先・数量・出荷日
送り状届け先
納品書・請求書取引先・品番・数量・金額

変更が入ったときも、直すのは元のデータの1か所だけです。元のデータを直せば、帳票もシステムも同じ内容にそろいます。どこを直せばよいかを、担当者が覚えておく必要もなくなります。

注文の変更が、関係する部署に同時に届く形は、製造業のAI活用の記事で説明しています。

当社の社内でも、請求書の発行は「入力は1回、確認は例外だけ」という形にしています。営業は変更や追加の費用を、決まった入口に1行で登録します。管理部門は、同じ内容を入力し直しません。

今使っているシステムを入れ替える必要はありません。システムに決まった形のファイルを読み込む機能があれば、それを使ってつなぎます。その機能がない場合は、人が画面に入力する操作を、プログラムが代わりに行う方法もあります。

確認は、読み取れなかった項目と合わない項目だけにする

転記をAIとプログラムに任せても、人の確認はなくなりません。ただし、全部の項目を見直していては、時間が減りません。人が見るのは、読み取れなかった項目と、ほかの記録と合わなかった項目だけにします。

合わない項目は、プログラムが照合して見つけます。品番の一覧にない品名、注文書の合計と明細の合計の違い、同じ取引先のいつもの注文と大きく違う数量などです。人が承認するまでは、どのシステムにも登録しません。

注文書を取り込んだ後のやりとり（説明例）

今日届いた注文書を取り込んでください。

取り込みが終わりました。確かめが必要な注文書は2枚です。1枚は2行目の数量がかすれて読めず、もう1枚には品番の一覧にない品名があります。ほかの注文書は、承認すれば登録できます。根拠：FAXの注文書の画像／品番の一覧／同じ取引先の過去の注文

確かめが必要な注文書は、担当者が元の書類を見て直してから承認します

人が直した内容は、ルール帳に1行ずつ残します。たとえば「この取引先は、品名を略して書く」と残しておけば、同じ書き方が次に来たときに、AIが正しい品番を候補に出せます。

始めるときは、転記の回数がいちばん多い仕事を1つ選びます。先ほどの人事部門へのご提案でも、試す段階で、書き写しの回数、差し戻し、入力の間違いを、始める前と後で比べる計画にしました。

当社では、こうした数字のうちどれで成果（KPI）を確かめるか、空いた時間を何に使うかまで、支援を始める前にお客さまと一緒に決めます。進め方は導入支援で紹介しています。

マスターブレインを活用した転記の削減

マスターブレインは、会社にあるさまざまな情報・業務知識・判断基準を整理し、必要な場面で活用できるように設計する、会社専用のAI基盤です。

注文書や申込書などの書類、メール、業務システムのデータを集めて整理し、取り込みの専用画面から使えるようにします。読み取りはAI、決まった形への変換と入力はプログラムが受け持ち、登録の承認は人が行います。人が直した内容は「ルール帳」に1行ずつ残り、次の読み取りに使われます（マスターブレインの仕組み）。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。