経理業務のAI活用｜照合・仕訳の下書きでできることと人が確認すること

月末が近づくと、届いた請求書を発注の記録や入金の明細と1件ずつ見比べる。仕訳の科目に迷えば、過去の帳簿をさかのぼって調べる。経費精算を規程と見比べている合間にも、社内から「この支払いはいつですか」と聞かれる。

請求額と入金額が合わない取引を一覧にしました

この差額、振込手数料を引かれた分かな

合わない取引だけを人が見る形にすると、照合の時間を減らせます。

経理の作業をAIで減らしたい一方で、お金の数字をAIに任せて大丈夫か、という心配もあると思います。ご相談の中でも、支払いや給与の金額は1円も狂ってはいけない、というお話を伺います。

この記事では、経理業務のAI活用を、照合・仕訳・経費精算・締めの作業ごとに説明します。計算するプログラム、下書きするAI、確かめて決める人の受け持ちの分け方と、始める順番もまとめました。

この記事のポイント

経理でAIに任せやすいのは、請求書と発注・入金の照合、仕訳の候補づくり、経費精算の規程チェック、締めの作業で確かめる点の洗い出し
金額の計算と突き合わせはプログラムが行い、AIは下書きと、人が確かめるべき点の洗い出しを受け持つ
仕訳の確定、支払いの承認、振込は人が行う。AIには支払いや会計データへの書き込みをさせない

経理のAI活用は、計算はプログラム、下書きはAI、承認は人

経理業務でAIに任せやすいのは、請求書と発注・入金の照合、仕訳の候補づくり、経費精算の規程チェック、締めの作業で確かめる点の洗い出しです。社内からの問い合わせへの回答も、規程を根拠にAIが下書きできます。

金額の計算や突き合わせは、毎回同じ答えが出るプログラムに任せます。AIは、下書きと、人が確かめるべき点の洗い出しを受け持ちます。仕訳の確定、支払いの承認、振込は人が行います。

経理の仕事を、プログラム・AI・人の受け持ちに分ける

経理の仕事にAIを使うときは、1つの仕事を3つの受け持ちに分けて考えます。計算と突き合わせはプログラム、文章や候補づくりはAI、決めることと支払うことは人、という分け方です。

仕事	プログラム	AI	人
請求書と発注・入金の照合	取引先・金額・日付を突き合わせる	合わない理由の候補を添える	合わない取引を確かめ、処理を決める
仕訳	金額を計算し、合計を照合する	勘定科目の候補と根拠を出す	仕訳を確定して登録する
経費精算	上限の金額や申請の期限を超えていないかを判定する	規程と合わない点を、申請者に伝わる文章にする	承認するか差し戻すかを決める
締めの作業	未処理の請求書や未入金の取引を一覧にする	前月と大きく違う数字と、確かめる点を挙げる	締めてよいかを決める
社内からの問い合わせ	（使わない）	規程や手順書を根拠に答える	規程にない個別の相談に答える

文章を作るAIは、合計や掛け算を間違えることがあります。お金の数字は、AIに計算させないのが基本です。AIが金額を書いたように見える場面でも、数字はプログラムが計算した結果をそのまま使います。

プログラムで自動の確かめを入れても、人の確認はなくなりません。どこで人が確かめるかを、仕事ごとに先に決めておきます。当社のセミナー「Claude Codeで、何ができるのか？」でも、自動の確かめがあっても人の最終確認はなくならないので、どこで人が確認するかを決めておくことが大事だとお伝えしました。

AIに計算させない理由と、誤りを外に出す前に止める仕組みは、次の記事で詳しく説明しています。

詳しく解説した記事コラムAIの誤回答（ハルシネーション）を業務で防ぐには｜起きる前提で止める仕組みAIの誤回答（ハルシネーション）は、完全になくすことが難しいため、起きても業務に出る前に止まる仕組みを作ります。業務で起…

請求書と発注・入金の照合は、合わない取引だけを人が見る

照合は、経理の中でも件数が多く、時間のかかる仕事です。請求書・発注の記録・入金の明細を、プログラムが取引先・金額・日付で突き合わせます。合った取引はそのまま一覧に入り、人が見るのは合わなかった取引だけになります。

照合に使う情報と、出てくるもの（イメージ）

使う情報

届いた請求書
発注書と納品の記録
銀行の入金の明細

突き合わせるプログラムが金額を照合し、AIが合わない理由の候補を添える

出てくるもの

金額が合った取引の一覧
合わない取引と、理由の候補
人が元の書類で確かめる点

合わない取引には、AIが理由の候補を添えます。たとえば、振込手数料が差し引かれている、2回に分けて入金されている、値引きが請求書に反映されていない、といった候補です。どう処理するかは、担当者が元の書類を開いて決めます。

理由の候補は、仕組みを説明するための例です。

どんな候補を挙げるかは、お客さまの取引の決まりに合わせて設計します。

当社でも、自社の請求書を出す仕事で、同じ考え方をとっています。営業は、契約の変更や追加の費用を、決まった1か所に1行で登録します。管理部門は、同じ内容を入力し直しません。

請求書を出す前には、予定と実績の差額や、請求書に反映されていない変更などに警告が出ます。管理部門は、警告をすべて確かめ終えてから請求書を出します。入力は1回だけにして、人が見るのは警告が出たものだけ、という形です。

仕訳の候補と経費精算のチェックは、根拠を添えて人に渡す

仕訳では、AIが勘定科目の候補を出し、なぜその科目なのかの根拠を添えます。根拠にするのは、同じ取引先の過去の仕訳や、社内の経理の決まりです。担当者は根拠を見て、候補をそのまま使うか直すかを決めます。

仕訳の候補をAIに聞いたときのやりとり（説明例）

このクラウドサービスの請求書は、どの科目で仕訳すればいいですか？

「通信費」が候補です。同じ取引先の過去の請求は、毎月この科目で仕訳されています。金額は、請求書から読み取った数字をプログラムが照合したものです。根拠：同じ取引先の過去の仕訳／社内の経理の決まり「ソフトの利用料」の項

初めての取引先や、過去と金額が大きく違う請求は、担当者の確認に回します

判断が分かれる仕訳は、人が決めた理由をルール帳に1行ずつ残します。同じ取引が次に来たときは、AIがそのルールを根拠に候補を出します。会計システムへの登録は、担当者が確かめてから行います。

経費精算では、申請の内容を経費の規程と照らし合わせます。上限の金額や申請の期限を超えているかはプログラムが判定し、AIは規程のどの項に合わないのかを文章にします。承認するか差し戻すかは、経理の担当者と上長が決めます。

社内からの「この経費は精算できますか」「支払いはいつですか」といった質問にも、規程と手順書を根拠にAIが答えられます。進め方は、社内問い合わせ対応をAIで減らす記事で説明しています。

締めの作業と、計算をプログラムに切り替える順番

月末の締めでは、未処理の請求書や入金されていない取引を、プログラムが一覧にします。AIは、前月と大きく違う数字や、いつもと違う取引を挙げ、確かめるべき点をまとめます。締めてよいかどうかは、一覧と確かめた結果を見て人が決めます。

手作業や表計算で行っている計算をプログラムに切り替えるときは、いきなり切り替えません。多くの拠点を持つ会社の人事部門へのご提案では、入社手続きの見直しの次の段階として、給与の計算も対象にしました。給与の計算は毎回同じ答えが出るプログラムが行い、AIはそのプログラムを作って結果を確かめる役です。

このご提案では、まず一部の事業部で、今のやり方と並べて本番の裏で計算します。今のやり方との差がない月が続いてから、切り替える形にしました。支給する前の最終確認は人が行います。

経理の計算と照合をプログラムに任せていく順番

準備今の時間を測る照合・仕訳・精算のそれぞれに、ひと月で何時間かかっているかを記録する。効果を比べる基準ができる
並べて試す今のやり方と同時に動かす照合などを、これまでの方法とプログラムの両方で行い、結果を比べる。差が出た取引と、その理由が分かる
切り替え差のない月が続いたら切り替える人は、合わなかった取引と例外だけを見る形にする。確かめる件数が減る
広げる仕訳の候補や締めへ広げる照合で整えたデータとルールを、ほかの仕事にも使う。2つ目の仕事は早く始められる

並べて試す段階で、何を記録してどう判断するかは、次の記事で説明しています。

会計データの扱いと、空いた時間の使い道

経理のデータには、取引先との金額、口座、給与、決算の数字など、限られた人しか見てはいけない情報が多く含まれます。AIを使う前に、次の3つを決めておきます。

経理のデータを守る3つの決まり

読ませる範囲を絞る決算や給与のように見られる人が限られる情報は、AIに読ませないか、見られる役職を限る
書き込ませない会計システムや銀行のデータは読み取りだけ。登録と振込は人が行う
記録を残す誰が、いつ、何を聞いたかを社内に残す

特に大切なのは、AIに支払いや振込を実行する権限を持たせないことです。当社の設計では、AIは処理の案を作るところまでとし、実行するのは人か、決められた処理だけを行うプログラムです。お金が動く操作は、人の承認を別に取ってから行います。

照合や仕訳の時間が減ったら、空いた時間の使い道を決めておきます。たとえば、案件ごとに利益が残っているか、請求し忘れている分がないかを確かめる時間です。当社のセミナー「製造業の『見えない製造ライン』をカイゼンする」でも、経理の空いた時間は案件ごとの利益と未請求の確認に使い、価格や取引の条件の見直しにつなげるとお伝えしました。

当社では、支援を始める前に、空いた時間をこうした確認に回すのか、ほかの仕事に使うのかを、お客さまと一緒に決めます。成果をどの数字（KPI）で確かめるかも、このときに決めておきます。

集計や分析での使い方は、マスターブレインの活用方法でも紹介しています。締めの後の月次の報告書づくりにAIを使う方法は、次の記事で説明しています。

マスターブレインを活用した経理業務

マスターブレインは、会社にあるさまざまな情報・業務知識・判断基準を整理し、必要な場面で活用できるように設計する、会社専用のAI基盤です。

経理業務では、請求書、発注と納品の記録、入金の明細、経費の規程、過去の仕訳を集めて整理し、照合や仕訳の専用画面から使えるようにします。計算と突き合わせはプログラム、候補と確かめる点の洗い出しはAIが受け持ち、仕訳の確定と支払いの承認は人が行います。人が決めた仕訳の理由は「ルール帳」に1行ずつ残ります（マスターブレインの仕組み）。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。