介護・福祉の書類作成をAIで効率化するには｜日々の記録から書類を作る

介護や福祉の現場では、利用者と向き合う時間を取りたいのに、日々の記録と書類づくりに追われている、というお話をよく伺います。拠点や利用者が増えるほど書類の量は増え、行政の確認に備えて抜け漏れがないかも気になります。

今月の記録から、様式に沿って書類の下書きを作りました

記録とずれていないか、確認するね

AIが下書きを作り、人は確かめるところから始められます。

この記事では、介護・福祉の書類作成をAIで効率化する方法を、日々の記録から書類を作る流れに沿って説明します。利用者の情報をどう扱うかも、あわせてまとめました。

この記事のポイント

介護・福祉の書類作成は、日々の記録を1か所に集め、決まった様式に沿ってAIが下書きを作る形にすると、書く時間を大きく減らせる
人は、AIが作った書類を記録と見比べて確かめる。抜け漏れの確認もAIに手伝わせる
利用者の情報は、置き場所と見られる範囲を最初に決める。外部のAIの学習には使わない

介護・福祉の書類作成は、記録をもとにAIが下書きを作る形にする

介護・福祉の書類作成をAIで効率化するには、日々の記録を1か所に集め、決まった様式に沿ってAIが書類の下書きを作る形にします。担当者は、記録を見ながら様式に書き写す作業から離れ、出来上がった下書きを確かめるだけになります。

書類の中身は、すべて日々の記録がもとになっています。記録さえそろっていれば、様式に合わせて書き写す作業はAIに任せられます。利用者の様子を見て記録を残すこと、書類を確かめて承認することは、これまでどおり人が行います。

介護・福祉の書類作成に時間がかかる理由

まず、書類作成のどこで時間がかかっているかを確かめてみましょう。次のうち、当てはまるものはありますか。

書類作成に時間がかかっている事業所によくある状態

日々の記録を見ながら、様式ごとに手で書き写している
記録が、紙・Excel・業務システムに分かれている
拠点や担当者が増えるほど、書類の量と確認の手間が増える
担当者によって、書き方や書く量がばらばらになる
行政の確認に備えて、抜け漏れがないかを一つずつ探している

どれも、書く内容そのものより、記録を探して集め、様式に合わせて書き写し、抜け漏れを探す作業に時間を取られている状態です。この3つの作業は、AIが得意とするところです。

拠点が多い事業所では、拠点ごとに書き方が少しずつ違うことも負担になります。本部で書類を確かめる人は、拠点ごとの書き方を読み解きながら確認することになり、その分だけ時間がかかります。

日々の記録から書類を作る流れ

書類作成の流れを、集める・書く・確かめるの3つに分けると、AIを使ったときの変わり方が分かりやすくなります。

工程	いま	AIを使うと
集める	担当者ごとの記録を探して集める	記録が1か所に集まっている
書く	様式に合わせて、手で書き写す	様式に沿った書類の下書きを、AIが作る
確かめる	抜け漏れを、人が一つずつ探す	AIが抜け漏れや記録とのずれを一覧にし、人はそれを確かめる

記録から書類ができるまで（イメージ）

日々の記録

サービス提供の記録
担当者のメモや申し送り
予定と実績

AIが書く決まった様式に沿って、記録を当てはめる

出てくるもの

様式どおりの書類の下書き
抜け漏れや、記録とのずれの一覧
人が確認する箇所

確かめる工程では、AIに「確認が必要なところ」を先に一覧にしてもらうと、人は一覧を上から見ていくだけで済みます。

確認が必要な箇所をAIに聞く（説明例）

今月の書類で、確認が必要なところはどこですか？

3名分で、記録の入っていない日があります。また2件で、予定と実績の時間がずれています。該当する記録を並べて表示します。根拠：今月のサービス提供の記録／予定と実績の一覧

記録を足すか、ずれの理由を書くかは、担当者が判断します

上のやりとりは、仕組みを説明するための例です。

特定の事業所の記録や、実際のAIの出力ではありません。

様式は、事業所でいま使っているものをそのまま使います。過去の書類を読み込ませておくと、これまでと同じ書き方・同じ様式のまま、下書きが出てきます。新しい書き方を覚える必要はありません。

AIに向いている仕事の見分け方は、次の記事で詳しく説明しています。件数が多く、使うデータがあり、出来上がりの形が決まっている書類作成は、AIに向いている仕事の代表です。

詳しく解説した記事コラムAIで業務効率化できる仕事とは？向いている仕事・向いていない仕事の見分け方AIで業務効率化できるのは、件数が多く、使うデータがあり、出来上がりの形が決まっていて、最後に人が確かめられる仕事です。…

訪問介護・障害福祉の事業者での構築実績

当社は、訪問介護と障害福祉のサービスを複数の拠点で行う事業者（利用者2,825名規模）で、AIの書類作成システムを構築しました。拠点ごとの日々の記録をもとに、決まった様式の書類をAIが作る仕組みです。

訪問介護・障害福祉の事業者での実績

約1/10書類作成時間多拠点・利用者2,825名規模の事業者

完了行政の運営指導システムで作った書類だけで対応

書類作成にかかる時間は、約10分の1になりました。行政の運営指導も、このシステムで作った書類だけで完了しています。日々の記録をもとに様式どおりに作った書類で、行政の確認まで対応できた例です。

拠点が多いほど、書類の書き方がそろう効果も大きくなります。どの拠点の書類も同じ様式・同じ書き方で出てくるので、本部で確かめる人も、同じ見方で確認できます。

書類の量が多い事業所ほど、空いた時間も大きくなります。空いた時間を、利用者と向き合う時間や、職員の育成などに回せるよう、何に使うかもあわせて決めておきます。

利用者の情報の扱いを、最初に決める

介護・福祉の記録には、利用者の健康状態や家族のことなど、特に慎重に扱うべき情報が多く含まれます。AIを使い始める前に、情報をどこに置き、誰が見られるかを決めておきます。

利用者の情報を守るために決める4つのこと

置き場所を選ぶ社内のサーバーの中に作ることもでき、社内ネットワークから切り離した構成の実績もある
外部の学習に使わない法人向けの契約のAIを使い、入れた情報がAIの学習に使われない形にする
見られる範囲を分ける拠点や役職ごとに、見てよい記録の範囲を決める
使った記録を残す誰が、いつ、何を見たり作ったりしたかを社内に残す

書類づくりに使わない情報は、最初からAIに読ませません。どの情報をAIで扱い、どの情報を扱わないかは、事業所の規程に合わせて一緒に決めます。

たとえば、拠点ごとの記録の件数や傾向を見るような使い方では、利用者の名前などを伏せてから扱います。書類を作るために必要な情報と、全体の傾向を見るために使う情報を分けて考えると、扱い方を決めやすくなります。

人が確かめることと、始め方

AIが作るのは、あくまで書類の下書きです。AIと人の受け持ちを、先に分けておきます。

書類作成での、AIと人の受け持ち

AIに任せること

担当者ごとの記録を集める
様式に沿って書類の下書きを作る
抜け漏れや記録とのずれを一覧にする

人が行うこと

利用者の様子を見て、記録を残す
下書きを記録と見比べて確かめ、承認する
行政への提出や、内容の説明をする

始めるときは、いちばん時間がかかっている書類1種類と、1つの拠点から始めます。その書類で作成時間がどれだけ減ったかを確かめてから、ほかの書類やほかの拠点に広げます。記録が紙やExcelに分かれていても、今ある形のまま確認を始められます。進め方の全体は、次の記事でまとめています。

職員の方からは「AIに任せると、記録の質が落ちるのでは」という心配が出ることもあります。記録を残すのは、これまでどおり利用者を見ている職員です。AIはその記録を様式に書き写し、抜けを知らせるだけなので、記録の中身は変わりません。職員が覚えるのは、専用画面のボタンの位置だけです。

マスターブレインを活用した介護・福祉の書類作成

マスターブレインは、会社にあるさまざまな情報・業務知識・判断基準を整理し、必要な場面で活用できるように設計する、会社専用のAI基盤です。

拠点ごと・担当者ごとの日々の記録を1か所に集め、事業所の様式に沿って書類の下書きを作ります。抜け漏れや記録とのずれも一覧にするので、人は出てきた書類を確かめるだけです。情報の置き場所や見られる範囲は事業所の規程に合わせて決め、外部の学習には使いません。職員が使うのは、当社が業務の流れに合わせて設計・構築する専用画面です。仕組みの全体像はマスターブレインの仕組みで紹介しています。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。