退職・異動の引き継ぎをAIで残すには｜普段の記録から引き継ぎ書を作る

退職や異動が決まると、残りの日数で引き継ぎ書を作ることになります。ふだんの仕事を続けながら、担当している案件を1つずつ思い出して書き出す。書けるのは、本人が覚えている範囲だけです。

あと2週間で、全部の案件を書き出せるかな…

このお客さまとの約束、どこかに書いてありますか？

後任者が困るのは、引き継ぎ書に書かれていない約束や経緯です。

後任者が困るのは、引き継ぎ書に書かれていない経緯や、口頭で交わした約束、途中で止まっている仕事です。この記事では、退職や異動のように期限のある引き継ぎに絞って説明します。普段の記録からAIで引き継ぎ書を作り、引き継いだ後も後任者がAIに聞ける状態にする手順です。

この記事のポイント

引き継ぎ書は前任者がゼロから書かず、メール・予定表・日報・会議の記録から、案件ごとの経緯・相手・終わっていない仕事をAIが書き出す
前任者はAIの下書きを確かめ、記録に残っていない約束や、相手ごとに気をつける点を足す
引き継いだ後も、後任者が元の記録にAIで聞ける状態にする。見られるのは引き継ぐ案件の記録だけにし、私用のやりとりは記録しない

引き継ぎ書は、普段の記録からAIが下書きし、前任者が確かめる

退職・異動の引き継ぎにAIを使うときは、引き継ぎ書を前任者がゼロから書かずに、普段の記録からAIに下書きさせます。メール・予定表・日報・会議の記録には、案件ごとの経緯や相手、終わっていない仕事が残っています。AIはそれを案件ごとに分けて書き出します。

前任者は、下書きを確かめて、記録にないことを足します。引き継いだ後も、後任者は引き継ぎ書にないことをAIに聞いて、元の記録まで確かめられます。引き継ぎ書を渡した日で終わりにせず、後任者が後から調べられる形にしておくのがポイントです。

期限のある引き継ぎで抜けやすい4つのこと

退職や異動の引き継ぎは、終わる日が決まっています。限られた日数の中で前任者が思い出して書くと、次の4つが抜けやすくなります。

抜けやすいこと	後任者が困る場面	残っていることが多い記録
案件の経緯	今の条件になった理由が分からず、お客さまに同じことを聞いてしまう	メールのやりとり、会議の記録
相手と窓口	誰に連絡すればよいか、相手の中で誰が決めるのかが分からない	メールの宛先、予定表の参加者
約束と期限	前任者が口頭で約束したことを知らず、期限を過ぎてしまう	打ち合わせの記録、お礼のメール
途中の仕事	どこまで進んでいて、次に何をするのかが分からない	日報、予定表、作りかけのファイル

4つとも、前任者の頭の中だけにあるわけではありません。多くは、メールや予定表、日報、会議の記録のどこかに残っています。引き継ぎで足りなくなるのは、それを案件ごとにまとめ直す時間です。

なお、ベテランの技術や判断のコツを、時間をかけて残す方法は、技術伝承の記事や暗黙知の記事で説明しています。この記事は、退職日や異動日が決まっていて、限られた日数で仕事を渡す場面に絞ります。

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普段の記録から、案件ごとの引き継ぎ書をAIが書き出す

引き継ぎ書の下書きは、前任者が関わった記録を集め、案件ごとに分けるところから始めます。記録には「どの案件の・誰との・いつの話か」を付け、要約と元の記録を分けて残します。こうしておくと、引き継ぎ書の1行ごとに、もとになったメールや会議の記録を開けます。

普段の記録から、引き継ぎ書ができるまで

使う記録

お客さまや社内とのメール
予定表の打ち合わせと参加者
日報と作りかけのファイル
会議の録音と議事録

AIが案件ごとに書き出す記録を案件・相手・日付で分け、経緯と残りの仕事をまとめる

出てくるもの

案件ごとの引き継ぎ書の下書き
終わっていない仕事と期限の一覧
前任者に確かめたい点

経緯は、長い記録を並べるだけでは、後任者が読み切れません。過去の対応が個人のメールに散らばり、毎回調べ直していたBtoB企業へのご提案では、過去の対応を探せる仕組みを考えました。探した結果を「何が起きて、どう対応して、どうなったか」の3行にまとめ、元のメールにも戻れる形をご提案しています。

引き継ぎ書の経緯も同じです。案件ごとに「何が起きて、どう対応して、どうなったか」を3行で書き、元の記録へのリンクを付けます。後任者は、3行で全体をつかみ、気になる所だけ元の記録を読めば済みます。

前任者が確かめて、記録にないことを足す

AIの下書きには、記録に残っていないことは入りません。電話や立ち話で決めたことは、前任者にしか足せません。前任者の仕事は、下書きを確かめて、次の3つを足すことです。

前任者が引き継ぎ書に足す3つのこと

記録にない約束電話や立ち話で決めたこと。日付と相手を添えて書く
相手ごとに気をつける点連絡してよい時間帯や、決める前に相談が必要な人など
止めている仕事の理由相手の返事待ちなのか、社内の判断待ちなのか

AIが前任者に聞き返す形にしておくと、足す作業が短くなります。たとえば「この案件は、6月の見積もりの後にやりとりが止まっています。終わった案件ですか？」のように、記録が途切れている所だけをAIが聞きます。前任者は、聞かれたことに答えるだけで済みます。

AIが「終わった」と書いた仕事は、前任者が実物で確かめます。書類を送ったか、請求書を出したかは、送ったメールや請求の記録を開いて確かめるのが当社のやり方です。確かめられないことを推測で埋めずに「未確認」と書くことも、AIの決まりにしています。

引き継いだ後も、後任者がAIに聞ける状態にする

引き継ぎ書を丁寧に作っても、後任者が困る場面は、引き継いだ後に出てきます。お客さまから過去の話をされたとき、前任者はもう社内にいないかもしれません。そこで、引き継ぎ書に加えて、もとになった記録にもAIで聞ける状態にしておきます。

引き継いだ後に、後任者がAIに聞く（説明例）

このお客さまに、来月の納品について何か約束していますか？

9月の打ち合わせで、来月分は2回に分けて納品すると約束しています。お客さまの倉庫の空きが少ないためです。根拠：9月の打ち合わせの記録／同じ日のお礼のメール

記録に残っていないことは推測で答えず、上長に確かめるよう案内します

このやりとりは、仕組みを説明するための例です。

特定のお客さまの記録や、実際のAIの出力ではありません。

会議の録音を全文で残しておくと、担当が替わった後に「言った・言わない」で迷う場面が減ります。要約だけを残すと、後から大事になる約束ほど抜け落ちることがあるためです。録音の残し方は、議事録の記事で説明しています。

担当者のPCに記録が散らばっていると、引き継ぎのときに見つからなくなります。当社が構築した素材メーカーの仕組みでは、担当者のPCに散らばっていた開発の記録と報告書を1か所に集めました。営業も開発も聞けばその場で答えが返る形で、削減見込みは月257時間です。

担当者が替わっても仕事を止めないためには、普段から仕事の記録と判断の基準を1か所に集めておくことが近道です。当社のセミナー「AIマーケティング（リスキリング・伴走支援）プロジェクト事業概要セミナー」でも、同じ考え方をお伝えしました。業務内容・過去の実績・判断基準・よくある質問を集め、担当者が替わってもノウハウが残る状態にする考え方です。