社内の生成AI利用ガイドラインの作り方｜禁止する前に決めること

社員が、業務の文章をChatGPTなどの生成AIに貼り付けて使っているらしい。社内の情報が外に出ていないか心配なので、いっそ全面禁止にしようか。生成AIの広がりとともに、こうしたご相談が増えています。

この報告書の要約、ChatGPTに貼っても大丈夫ですか？

うーん、会社のルールがないから分からないな

ルールがないと、使う人も止める人も判断できません。

ただ、禁止するだけでは、見えないところで使われてしまうことがあります。この記事では、禁止する前に決めておきたいことと、社内の生成AI利用ガイドラインに入れるべき項目、社内に根づかせる進め方を説明します。

この記事のポイント

生成AIを全面禁止にすると、会社が管理できない個人のAIで使われやすくなる。禁止の前に、会社として安全に使える道を用意する
ガイドラインには、使ってよい場面、入力してよい情報、出力の確かめ方、権利の注意、困ったときの相談先を書く
作って終わりにせず、使われ方を見ながら見直していく

生成AIのガイドラインは、禁止事項より先に「使ってよい形」を決める

社内の生成AI利用ガイドラインは、禁止することだけでなく、何に・どの情報で・どう使えばよいかまで書くことが大切です。使ってよい形がはっきりしていれば、社員は迷わずに使えて、危ない使い方は自然に減ります。

あわせて、会社として管理できる使い道を用意します。社員が安心して使える公式の道があれば、個人のAIに社内の情報を入れる理由がなくなります。

全面禁止にすると起きること

当社がご相談の中でお伝えしているのは、いちばん心配なのは、会社が管理していない個人のAIに社内の情報が入力されることだという点です。全面禁止にしても、便利さを知った社員は、個人のスマートフォンや無料のサービスで使い続けることがあります。そうなると、会社からは何が入力されたのかが見えません。

禁止だけにした会社と、公式の使い道を用意した会社

禁止だけにした会社

便利さを知った社員が、個人のAIで使い続ける
何が入力されたのか、会社から見えない
AIで効率化できる仕事も、そのまま残る

公式の使い道を用意した会社

会社が契約したAIや、社内に置いた仕組みで使う
入力してよい情報と、使った記録が管理できる
安全な範囲で、仕事の効率化が進む

反対に、手続きが重すぎて使われなくなることもあります。放送・メディアの会社とのご相談では、社内でAIを使うには届出が必要で、「わからないから、面倒だから諦めよう」という人も多い、というお話がありました。ルールは、守れる重さにしておくことが大切です。

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ガイドラインに入れる7つの項目

社内の生成AI利用ガイドラインには、次の7つの項目を入れておくと、社員が判断に迷いにくくなります。

項目	書くこと	例
目的と対象	何のためのルールか、誰が対象か	全社員（派遣・業務委託の方を含む）
使ってよいツール	会社として使ってよいと決めたAI	会社が契約したAIと、社内の専用画面
使ってよい場面	使ってよい仕事と、使わない仕事	文章の下書き・要約はよい。採用の合否などの判断には使わない
入力してよい情報	入力してよい情報と、入力しない情報の区分	個人情報や取引先の秘密は入力しない
出力の確かめ方	AIの答えを、誰がどう確かめるか	事実・数字・固有名詞は、元の情報で確かめてから使う
権利の注意	他人の作品や文章の扱い	他社の文章や画像に似せる指示をしない
相談先と見直し	迷ったときの相談先と、ルールを見直す時期	推進担当に相談する。半年ごとに見直す

表の例は、項目のイメージをつかむための例です。

実際の内容は、会社の規程や使い方に合わせて決めます。

7つすべてを、最初から細かく決める必要はありません。まずは「使ってよいツール」「入力してよい情報」「相談先」の3つを決めて社内に伝え、残りは使われ方を見ながら足していく進め方でも十分です。

一から作るのが大変なときは、公開されているひな形を参考にする方法もあります。日本ディープラーニング協会は、組織向けの「生成AIの利用ガイドライン」のひな形を公開しています。ひな形をもとに、自社の仕事や規程に合わせて追加・修正して使うと、作る手間を減らせます。

入力してよい情報を、3つに分けて決める

ガイドラインの中でいちばん大切なのは、入力してよい情報の決め方です。当社では、情報を次の3つに分けて考えることをおすすめしています。

AIに入力する情報の3つの区分

そのまま入力してよい公開済みの情報、一般的な文章の下書き、自分で書いたメモ
伏せてから入力する社内の文書や記録。名前・連絡先・金額などを伏せてから使う
入力しない個人情報、取引先から預かった秘密、公表前の決算の数字、パスワード

たとえば、取引先とのメールを要約したいときは、会社名を「A社」、金額を「〇円」のように置き換えてから入力します。置き換えの手間が大きい仕事ほど、社内に置いた仕組みで扱うほうが、安全で早くなります。

どの情報をどこに分けるかは、会社の規程に合わせて決めます。化粧品・健康食品の通販会社へのご提案では、お客さまのセキュリティの基準と1行ずつ照らし合わせられる一覧をお渡しし、社内での確認を進めやすくしました。

また、使ってよいツールを決めるときは、入力した内容がAIの学習に使われない契約や設定になっているかを、会社として確かめておきます。社内のサーバーの中に仕組みを置く方法もあり、当社では社内ネットワークから切り離した構成で作った実績もあります。

権利（著作権）について書いておくこと

生成AIで作った文章や画像を、社外に公開したり販売したりするときは、権利にも注意が必要です。文化庁の文化審議会の小委員会がまとめた「AIと著作権に関する考え方について」では、AIで作ったものを公開・販売する場合も、通常の著作権侵害と同じ基準で判断されると整理されています。既存の作品と似ていて（類似性）、その作品をもとに作った（依拠性）と認められると、著作権の侵害になり得ます。

同じ資料では、AIで作ること自体に問題がなくても、作ったものをSNSに載せるなどの使い方まで、すぐに問題がないとは限らない点にも触れています。ガイドラインには、次のような注意を書いておくとよいでしょう。

他社の文章や画像、特定の作品に似せるような指示をしない
社外に出す前に、既存の作品とよく似ていないかを確かめる
判断に迷うものは、社外に出す前に担当者や専門家に相談する

なお、この「考え方」は法的な拘束力を持つものではなく、個別の判断は事案ごとに行われるとされています。具体的な判断が必要なときは、専門家に相談してください。

ガイドラインを社内に根づかせる

ガイドラインは、作って配っただけでは読まれません。社員から出やすい不安に先に答えておくと、使い始めやすくなります。食品メーカーの情報システム部門へのご提案では、社員から出やすい不安を次の5つに整理し、それぞれへの対策を先に決めました。

社員から出やすい5つの不安（ご提案の中で整理したもの）

社内の情報が、外に漏れないか
AIが、勝手にデータを書き換えないか
AIが、間違った判断をしないか
使った分の費用が、膨らみすぎないか
あとから、何が起きたかを追えるか

ガイドラインを根づかせる進め方

作る守れる重さで書く7つの項目を、例を付けて短くまとめる
伝える具体例で説明する「この使い方はよい」「この情報は入れない」を、実際の仕事の例で伝える
用意する公式の使い道を用意する会社が管理できるAIや社内の専用画面を、すぐ使える状態にする
見直す使われ方を見て直す相談の多い点や、新しいツールに合わせて内容を更新する

国も、AIを開発・提供・利用する事業者に向けて「AI事業者ガイドライン」を公表しています。社内のルールを見直すときの参考になります。社員がAIを自然に使うようになるまでの進め方は、次の記事でまとめています。

マスターブレインを、会社公式のAIの使い道にする

マスターブレインは、会社にあるさまざまな情報・業務知識・判断基準を整理し、必要な場面で活用できるように設計する、会社専用のAI基盤です。

社内のサーバーの中に置くこともでき、入れた情報は外部のAIの学習に使いません。部署や役職ごとに見られる範囲を分け、誰が・いつ・何を聞いたかを社内に残します。社員は業務ごとの専用画面から使うので、ガイドラインで決めた「使ってよい形」のまま、安心してAIを仕事に使えます。仕組みの全体像はマスターブレインの仕組みで紹介しています。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。