議事録をAIで作るときのポイント｜要約で終わらせず、決まったことを後から使える形に

会議が終わるたびに、録音を聞き直して議事録を書く。それだけで1時間以上かかってしまう。AIの要約ツールを使ってみたものの、後から見返すと「誰が、いつまでに、何をするのか」がはっきりしない。当社がご相談を受ける中でも、よく伺うお悩みです。

では、新しいサービスの価格はこれで確定ということで

決まったこと、担当と期限、次回までの宿題をまとめます

会議の記録を、あとで使える形にまとめるところまでAIに任せられます。

議事録づくりは、AIで時間を大きく減らせる仕事の1つです。ただし、短くまとめるだけでは、後から役に立つ記録になりません。この記事では、議事録をAIで作るときに押さえておきたいポイントを説明します。

この記事のポイント

議事録には「決まったこと・経緯・担当と期限・次回までの宿題」を残す
短い要約だけにせず、録音の全文も残して、いつでも元の発言を確かめられるようにする
会議の前に前回の決定と宿題を配ると、会議の時間そのものも短くなる

議事録AIで大切なのは、決まったことを後から使える形で残すこと

AIで議事録を作るときに大切なのは、決まったこと、そこに至った経緯、担当と期限、次回までの宿題を、決まった形で残すことです。会議の内容を短くまとめただけの文章では、後から「あの件はどうなった？」と聞かれたときに答えられません。

もう1つ大切なのが、録音の全文も残しておくことです。議事録の各項目から元の発言にすぐ戻れるようにしておくと、「言った、言わない」で困ることがほとんどなくなります。

文字起こし・要約・議事録の違い

「議事録AI」と呼ばれるツールの中には、文字起こしだけのもの、要約までするもの、議事録の形に整えるものがあります。それぞれの違いを整理しておきましょう。

種類	できること	後から使うときの注意
文字起こし	会議の発言を、すべて文字にする	量が多く、決まったことを探すのに時間がかかる
要約	会議の内容を短くまとめる	細かい合意や条件が抜け落ちることがある
議事録	決まったこと・担当・期限などを、決まった形で整える	元の発言に戻れるようにしておくと安心

おすすめは、3つを組み合わせることです。全文の文字起こしを残したうえで、AIが議事録の形に整えます。議事録の各項目には、もとになった発言の位置を付けておきます。

議事録に残したい4つの項目

議事録には、少なくとも次の4つの項目を残します。この形が決まっていれば、AIは毎回同じ形で議事録を作れます。

議事録に残したい4つの項目

決まったこと会議で決定した内容
経緯なぜそう決まったのか、ほかにどんな案があったか
担当と期限誰が、いつまでに、何をするか
次回までの宿題次の会議までに準備すること

実際の画面では、会議の録音を入れて「まとめる」ボタンを押すと、これらの項目に分けた議事録が出てきます。担当者への通知や、関係する資料の添付も、あわせて行えます。

会議をまとめる画面（イメージ）

会議をまとめる

入れるもの

会議の録音ファイル
会議の名前：10月の定例会議
参加者：営業部・企画部

AIが出す議事録

決まったこと：新サービスの価格を確定
担当と期限：営業部・10月末まで
次回までの宿題：導入事例を2件用意
関係する資料を添付、担当者に通知

会議で決まらなかったことは、議事録に書きません。話の流れからAIが推測した内容を、「決まったこと」に入れないように設定します。

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要約だけで終わらせない理由

AIの要約は便利ですが、注意点があります。当社がマスターブレインを立ち上げてきた経験でも、自動の要約は、後になって大事になる細かい合意ほど落としやすいことが分かっています。たとえば「この条件なら値引きしてもよい」といった一言は、会議の場では小さな話に見えても、後で大きな意味を持つことがあります。

要約だけの記録と、後から使える記録

要約だけの記録

会議の内容が数行にまとまっている
細かい条件や合意が抜けている
元の発言を確かめられない

後から使える記録

決まったこと・担当・期限が項目ごとに並ぶ
録音の全文も残っている
各項目から、元の発言にすぐ戻れる

記録がたまると、過去の会議の内容をAIに質問できるようになります。

過去の会議について質問する（説明例）

先月の定例会議で、納期を延ばす話はどうなった？

10月の定例会議で、納期を11月末に延ばすことが決まりました。お客さまへの連絡は営業部の担当です。根拠：10月の定例会議の議事録／録音 12:04 の発言

上のやりとりは、仕組みを説明するための例です。

特定のお客さまの会議内容や、実際のAIの出力ではありません。

過去の記録から関係する部分を探して答える仕組みは、RAG（検索拡張生成）と呼ばれます。

会議の前と後で、AIを使う

議事録AIは、会議の後だけでなく、会議の前にも役立ちます。当社がご相談を受ける中では、「会議が、みんなの情報をそろえるところから始まってしまう」という声を伺います。共有だけで時間がなくなり、肝心の話し合いに入る前に終わってしまうのです。

当社のご提案の中では、会議の前に、前回の決定と宿題を3行にまとめて配る形をお示ししています。欠席した人も、その3行で内容に追いつけます。

会議の前後でのAIの使い方

会議の前前回の決定と宿題を配るAIが3行にまとめて、参加者に送る
会議中録音する話し合いに集中し、メモ取りはAIに任せる
会議の後議事録を作って共有する決まったこと・担当・期限を整理し、担当者に通知する
次の会議まで宿題の進み具合を確かめる期限が近い宿題を、担当者に知らせる

情報をそろえる時間が減れば、会議の時間を、次に何をするかを決める話し合いに使えます。当社でも、打ち合わせの翌日には議事録とお礼の文面が手元にある状態を、目指す姿の1つにしています。

会議で決まった変更を、マニュアルや手順書に反映する使い方もあります。たとえば、イベントの運営マニュアルは、全体を取りまとめる人用・現場スタッフ用・協力会社用と何種類も作るため、打ち合わせで変更が入るたびに全部を直す手間がかかります。当社の活用例では、打ち合わせの録音を入れると、マニュアルの変わった所が一覧で出てきて、各行にもとになった発言が付きます。この例では、マニュアル1本の準備にかかる時間が、25〜50時間から5〜10時間に減る見込みです。

議事録AIを始める前に決めておくこと

議事録AIを使い始める前に、次の点を決めておきましょう。

始める前に決めておくこと

会議を録音することを、参加者に毎回伝えるか
社外の人が参加する会議や電話を、録音の対象にするか
録音と議事録をどこに保存し、誰が見られるようにするか
議事録を最終的に確認して、共有する人は誰か
会議だけでなく、電話やメールで決まったことも記録に入れるか

最後の点は、見落とされがちです。記録を1か所からしか集めないことも、よくある失敗です。メールだけを集めた仕組みは、電話や対面の打ち合わせで決まったことを知りません。会議の録音に加えて、メールやチャットのやりとりも一緒に集めると、記録の抜けが少なくなります。

記録が人の手元に残らないままだと、担当者が替わったときに経緯が分からなくなります。会議の記録を会社に残すことは、属人化を防ぐことにもつながります。

マスターブレインを活用した会議の記録

マスターブレインは、会社にあるさまざまな情報・業務知識・判断基準を整理し、必要な場面で活用できるように設計する、会社専用のAI基盤です。

会議の録音は、議事録にまとめたうえで、全文も一緒に残します。記録は案件・相手・日付ごとに整理されるので、後から「あの件はどうなった？」と聞けば、元の発言と一緒に答えが返ってきます。会議をまとめる画面は、御社の会議の進め方に合わせて当社が設計します。仕組みの全体像はマスターブレインの仕組みで紹介しています。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。