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Por lo anterior se puede decir que un Sistema de Compra sería la adquisicion de un determinado objeto a través de dinero. El Sistema de Compras lo podemos dividir en : 1.
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Este concepto se refiere a la concentración de autoridad en un departamento y al control central de las compras, en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares. En este sistema existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o sucursales, sean locales o regionales, en vez de hacerlo a un jefe de compras general. De a cuerdo a Cruz el proveedor es toda aquella persona física o moral encargada de abastecer o proporcionar cosas, materiales, materias primas u otros que requiere una empresa.
El arte de comprar bien es el seleccionar un proveedor capaz y responsable, llegar a un acuerdo con él sobre los factores pertinentes de calidad, servicio y precio. Los siguientes aspectos son parte esencial para la selección de proveedores: 1. Una situación financiera desfavorable limita sensiblemente la posibilidad de abastecimiento por parte de una empresa.
Esto es muy importante cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad. Permite conocer si la empresa tiene la capacidad para producir materiales en determinado tiempo y así cumplir con sus obligaciones. Una empresa no puede vivir sin insumos y por lo tanto tampoco sin proveedores. Hay proveedores que no son cruciales, pero otros son de vital importancia puesto que repercuten. La negociación se convierte en factor clave para conseguir productos de calidad a un buen precio. Así por ejemplo las alianzas estratégicas y convenios nos permiten conseguir por volumen un precio especial.
En el momento de seleccionar a un proveedor se debe tener en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad, y servicio; y que haya un equilibrio de estos componentes. Se pueden mantener dos tipos de relaciones con el proveedor. Generalmente los beneficios se ven a largo plazo. Cualquiera de las dos puede ser buena dependiendo la situación en la que se encuentre la empresa. Una de las primeras apreciaciones que debe hacer un comprador es cuando la relación actual con un proveedor es satisfactoria o no. Esta relación es muy compleja, y diferentes personas dentro de la organización compradora pueden tener percepciones diferentes de ellas.
En la figura 1 se aprecia un modelo de satisfacción comprador-proveedor. Figura 1. Modelo de satisfacción comprador-proveedor Este modelo de acuerdo a Leenders, Fearon, England intenta proporcionar un medio sencillo para aclarar la relación actual comprador proveedor en terminos de satisfacción y estabilidad. La consideración hecha es: 1. Alianza Estratégica. Es aquella cuando dos empresas deciden unir esfuerzos para buscar beneficios mutuos.
Una alianza estratégica entre una empresa compradora y una proveedora se entiende. Entregas a Tiempo. Este tipo de compra consiste en entrega pequeñas del producto. Esto puede ser en entregas diarias, dos veces al día, o pueden ser a cada hora. George Zalatan, consultor internacional y profesor de la Universidad de San Diego,. California, dice: Es una estrategia para mejorar de manera permanente la calidad y productividad basada en el potencial de las personas, en la eliminación del desperdicio y en el logro de mayor velocidad en todos los procesos de trabajo.
El sistema JIT busca obtener una sola fuente confiable para cada artículo y la consolidación de varios productos por parte de cada proveedor. Arreglos Corporativos. Otra opción que se tiene para mantener relación comercial con el proveedor es mediante convenios de suministros corporativos.
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Un convenio de suministro establece un compromiso entre el comprador y el proveedor. Para decidir con que proveedor es conveniente trabajar se deben tomar en cuenta las. En la Figura 2 se ve que ocurre cuando un proveedor se atrasa en la entrega de un producto crítico. Fletes adicionales. En vez de ello minimizar el costo total. Tender a tener un solo proveedor para cualquier artículo, con una relación a largo plazo de lealtad y confianza. Minimizar el costo total implica considerar otros criterios de evaluación junto con el precio. Es conveniente ponderar los criterios, estableciendo así su importancia relativa.
Se determina el puntaje para cada proveedor de acuerdo a las respuestas obtenidas y a la ponderación realizada. De acuerdo a los resultados obtenidos los proveedores se agrupan en categorías que se emplean como base para la adjudicación de contratos o para la realización de compras.
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Esta categorización se mantiene actualizada a través de la evaluación continua, o sea cada vez que el proveedor realiza una entrega se registra su grado de cumplimiento con los criterios que tienen la mayor ponderación. La evaluación de los proveedores permite al comprador reducir la incertidumbre cuando debe tomar una decisión de compra.
Poner siempre el énfasis en minimizar el costo total en lugar de comprar por precio es la clave del éxito del proceso. Normalmente se juzga la labor de compras en función de la producción, otros han tratado de hacerlo buscando un método estadístico uniforme para evaluar las actividades de compras. Una de éstas es compras, elemento a través del cual se realizan muchos desembolsos de dinero, para adquirir materiales o mercaderías necesarias para el funcionamiento de la entidad.
La evaluación es importante porqué permite a los directivos ver: a Comprobar la manera eficaz como realizar la labor.
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Con esto, permite al jefe de compras y a su gente constatar los resultados y determinar la eficiencia de su dependencia a la cual dirige. La evaluación basada en informes que emite se basa en diferentes métodos las cuales se mecionan tres que se utilizan mayormente. I Asignación por Objetivos Se lleva a cabo en función a los objetivos que se fijan a compras y al cumplimiento de dichos objetivos. Se fijan metas las cuales deben alcanzar de acuerdo al tiempo determinado.
Esta asignación de objetivos se puede realizar a la respuesta de ciertas preguntas sobre actividades y tareas que se realiza en la dependencia de compras, como son:. En conclusión, existen cinco pasos para un uso efectivo de la administración por objetivos con el propósito de alcanzar las metas de la empresa, y son: 1 Descripción precisa de las responsabilidades de cada puesto. La información a recopilar es:. Existe una gran variedad de información que se tiene en dicho documento, las cuales se pueden agrupar en función del monto total emitido al año, de aquí se puede agruparlas de acuerdo a rangos, es decir; del valor de cada orden de compra como menores de un valor, entre un valor y otro, y mayores de tal valor.
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De aquí se puede establecer el consumo total anual y los consumos referentes a materias primas y a materiales de mantenimiento, importantes para nuestra empresa ya que se concentra la labor de compras en la adquisición de dichos materiales. Es importante conocer el monto de artículos vendidos en la empresa en el año, dato que se puede obtener en contabilidad o de los estados financieros de la empresa. Esto puede ir cambiando de año en año por la cantidad de empleados que labora en compras. Con este documento se puede obtener información sobre el total anual de requisiciones recibidas, así como el total por dependencias, de tal forma de observar la dependencia que requiere mayormente de los servicios de compras.
Se hace con la intención de saber el costo de renovación, para lo cual es necesario contar con los montos anuales de los gastos en personal, materiales y aquellos otros gastos efectuados por la dependencia de compras, como fax, teléfonos, cables, etc. Esto se debe de efectuar en forma mensual y anual, para así saber lo que cuesta a la empresa tener una dependencia de compras en funcionamiento.
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La labor de compras permite a las empresas tener economías o ahorros, tanto en las adquisiciones como en los gastos inherentes a su labor. Todas estas economías deben ser registradas para así poderlas informar. Con toda esta información se realiza la medición del rendimiento de la dependencia de compras, así tenemos los principales índices:. Conociendo el valor del ahorro anual y el total de compras efectuadas en el año se procede establecer el ahorro obtenido en el año.
De acuerdo a lo tratado, existen dos enfoques que pueden emplearse para evaluar el desempeño de la labor de compras. Una auditoría externa realizada por personal fuera de la empresa Lenders, Fearon, De acuerdo con esta perspectiva, los proveedores se integran a la empresa en un mismo lenguaje de eficiencia y calidad, por lo que es necesario seleccionarlos adecuadamente y establecer relaciones basadas en la confianza en temas de calidad, condiciones económicas, plazos de entrega, etc.
De esta manera se superan las antiguas tensiones y las ventajas unilaterales que había entre compradores y proveedores, en donde la relación comprador — proveedor estaba orientada fundamentalmente a sacar una mayor ventaja del oponente, teniendo como principal indicador el precio del producto comprado o del servicio contratado y considerando el resto de variables como de poca importancia. Finalmente el ultimo usuario era el perjudicado, porque tenía que soportar las deficiencias en la calidad de lo adquirido.
Entre los factores generales que se deben tener en cuenta para lograr una relación estable cliente proveedor, se pueden citar los siguientes: las condiciones administrativas y financieras, las características de calidad y especificaciones técnicas de los productos o servicios, las cantidades pactadas de entrega incluyendo condiciones de envase o embalaje, medio de transporte y plazos , precios y condiciones de pago, procedimientos de comunicación de necesidades, asesoría mutua, certificación y garantía de calidad, entre otros.
Cuando se habla de un proveedor bajo este nuevo enfoque, se trata de personas y empresas honestas de quienes seguramente hubo que documentarse bien antes, a fin de conocerlos. En consecuencia el desarrollo de proveedores es un elemento crucial para una administración eficiente de las compras. Asegurar la calidad es una forma de garantizar permanentemente la satisfacción del cliente, lo que se basa en el cumplimiento de las especificaciones técnicas de diseño ó las especificaciones pactadas. Si bien una parte de la calidad del producto final corresponde al proceso productivo realizado por la empresa, existe otra parte que corresponde a los insumos adquiridos del proveedor.